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会展策划:论坛的筹备与组织

 论坛是展会中一道绚丽的风景线。是与洽谈交易活动并重的一项内容,也是展会中最精彩、最受欢迎的活动之一。
  展览会越来越讲究展、会并重,组织者在举办展览的同时。通常要组织相关内容的论坛。请来大批中外一流的专家、学者,甚至社会活动家、政府要员等参加。在论坛上。这些特邀嘉宾不仅能带来国内外最新的信息、技术和项目。更能带来相关领域内具有前瞻性和导向性的新论点、新理念、新思维。应当说。论坛是加强学术交流。增进友谊的桥梁与纽带。对提升展会档次、扩大影响。扩展潜在客户,意义非同寻常。在这里,群英聚会。智慧激荡,有助于拓宽视野、更新知识、交融理念、开拓思路。一些知名展会,如广交会、高交会和北京”国际周”等大型展会期间举办的论坛。听众多达数万人。门票紧俏。场场爆满。一场成功的展会,不但要有可观的成交额,还要组织好发人深省、富有启迪的论坛讲座,已经成为无可争议的事实。
 
  筹备,组织高水平的论坛。是一件非常复杂而又细致繁琐的工作。它要求建立严密、高效、相互协作的组织机构,制定周密详尽的流程计划。通常应做好以下几项主要工作:
 
  (一)成立筹备委员会
 
  论坛筹备委员会。一般设主任1人,副主任卜人,委员若干人。其主要任务是:谋划论坛的整体框架,做好论坛组织的前期准备工作。主要包括:
 
  1.筹备成立组织委员会和评审委员会,划分各自承担的任务;
 
  2.确定主办单位、承办单位、协办单位、特约媒体等:
 
  3.确定论坛讲座的主题。坚持少而精、高层次、高规格。积极促进科技成果产业化的原则。力求向专业化展会方向努力。为使论题有的放矢,也可征集参展单位共同感兴趣的论题,从中择优选用。粗略划分若干专业论题的内容、范围等;
 
  4.确定论坛整体时间区段及大体场次:
 
  5.确定主讲人及其论题内容;
 
  6.研究征集论文办法及评选比例、奖金数额等:
 
  7.确定邀请的相关人员、单位:
 
  8.确定论坛的规模、人数、时间、地点:
 
  9.制定财务预算。
 
  (二)组建组织委员会
 
  组织委员会的主要任务是负责整个论坛的组织安排,保证论坛能够顺利进行。可设主任1人,副主任1-2人。组委会下面一般还要设立三个小组:
 
  秘书组:设组长、副组长各一人,组员若干人。其主要任务是:
 
  1.发布举办论坛会议的通知,内容包括举办时间、地点、演讲专家及题目等。通过网上登录、媒体广告、直邮、上门发送等多种方式在一定范围内“广而告之”。“一定范围”是指要将观众尽且定在各用户部门领导、信息主管、技术专家、企业的CEO、CIO等决策者,各IT分销商、代理商、驻华商社的代表等层次较高的范围内,务求到会的观众是高素质的目标观众:
 
  2.征集论文。明确征集论文的内容范围、有关技术要求及投稿截止日期等,如要求论文具有创新性。未在国内外报刊上公开发表过等。对正文的篇幅、摘要的字数、份数,邮寄、打印论文的具体要求,论文的字体、字号、纸型。是否要带中、英文译件。是否要软盘 以及联系人、联系方式等要提出明确要求;
 
  3.发送邀请信。分两部分进行:向主讲人发出邀请,落实主讲人。邀请函务必注明论坛的主题及被邀请人分担的演讲题目、开会日期、演讲的时间要求等。便于演讲人准备演讲材料。此项邀请至少提前一个月发出,并尽早落实。向有关主管部门、领导、嘉宾、关系单位、新闻媒体发出邀请:
 
  4.撰写领导开幕词、闭幕词、主持人讲话及相关的会议宣传报道材料;
 
  5.为每场主持人提供主讲人简历、业绩及本次讲演论文摘要:
 
  6.编辑论坛简报:
 
  7.收集整理演讲稿 登记造册。按专题进行分类;
 
  8.整理复制录音、录象、刻录光盘并组织赠送与销售:
 
  9.组织、安排、接待各媒体记者;
 
  10.编辑论坛文集。
 
  组织组:设组长、副组长各一人,组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理。井然有序,是论坛顺利进行的关键部门。
 
  1.编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场 地点、主持人,如果需要分组研讨 要安排讨论地点和召集人;
 
  2.落实主会场、分会场场地、电源、音响、投影、录音录象设备等相关设备,并落实后备电源、后备扩音设备及值班电工等应急安排;
 
  3.根据需要 安排同传或交传翻译:
 
  4.设置论坛会标与引导标识;
 
  5.确定是否组织电视现场转播及其场次:
 
  6.确定每场会议议程:如主持人宣布讲演开始 并在每位嘉宾演讲之前,简要介绍主讲嘉宾的简历、业绩及演讲题目要点等;
 
  7.制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等:
 
  8.保障会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等;
 
  9.安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置;
 
  10.组织新闻发布会;
 
  门协调好与秘书组、会务组的关系、相互密切配合。
 
  会务组:设正长副组长各1人 组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的会务工作,包括:
 
  1.印制、发放入场证件和会议相关材料;
 
  2.负责报道登记、出售门票;
 
  3.迎送、接待主讲人,负责食宿安排;
 
  4.组织专业人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等:
 
  5.购买、发放纪念品,填写证书。支付各类费用;
 
  6.财务结算。
 
  在整体运作过程中 秘书组、组织组、会务组虽各有职责。但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证论坛的顺利进行。
 
  (三)成立评审委员会
 
  有的论坛会议设定评选论文,需要成立评委会,否则不必设立。
 
  评审委员会可设主任1人 副主任1人,委员5-7人 评委总数最好是单数。以便评审表决。
 
  1.聘请评委。要聘请有较高思想水平、政策水平、专业水平,并具有一定声望和权威。能秉公办事的人员为评委;
 
  2.制定评选论文的标准,按照比例准确地评出论文等级。
 
  总之,大量细致周密、有条不紊的工作 全体工作人员的密切配合是成功举办论坛的先决条件。
 
  讲演论文摘要:
 
  6.编辑论坛简报:
 
  7.收集整理演讲稿 登记造册。按专题进行分类;
 
  8.整理复制录音、录象、刻录光盘并组织赠送与销售:
 
  9.组织、安排、接待各媒体记者;
 
  10.编辑论坛文集。
 
  组织组:设组长、副组长各一人,组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理。井然有序,是论坛顺利进行的关键部门。
 
  1.编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场地点、主持人,如果需要分组研讨 要安排讨论地点和召集人;
 
  2.落实主会场、分会场场地、电源、音响、投影、录音录象设备等相关设备,并落实后备电源、后备扩音设备及值班电工等应急安排;
 
  3.根据需要 安排同传或交传翻译:
 
  4.设置论坛会标与引导标识;
 
  5.确定是否组织电视现场转播及其场次:
 
  6.确定每场会议议程:如主持人宣布讲演开始 并在每位嘉宾演讲之前,简要介绍主讲嘉宾的简历、业绩及演讲题目要点等;
 
  7.制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等:
 
  8.保障会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等;
 
  9.安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置;
 
  10.组织新闻发布会;
 
  门协调好与秘书组、会务组的关系、相互密切配合。
 
  会务组:设正长副组长各1人 组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的会务工作,包括:
 
  1.印制、发放入场证件和会议相关材料;
 
  2.负责报道登记、出售门票;
 
  3.迎送、接待主讲人,负责食宿安排;
 
  4.组织专业人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等:
 
  5.购买、发放纪念品,填写证书。支付各类费用;
 
  6.财务结算。
 
  在整体运作过程中 秘书组、组织组、会务组虽各有职责。但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证论坛的顺利进行。
 
  (三)成立评审委员会
 
  有的论坛会议设定评选论文,需要成立评委会,否则不必设立。
 
  评审委员会可设主任1人 副主任1人,委员5-7人 评委总数最好是单数。以便评审表决。
 
  1.聘请评委。要聘请有较高思想水平、政策水平、专业水平,并具有一定声望和权威。能秉公办事的人员为评委;
 
  2.制定评选论文的标准,按照比例准确地评出论文等级。
 
  总之,大量细致周密、有条不紊的工作 全体工作人员的密切配合是成功举办论坛的先决条件。

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